Passez en mode Flex office !

Depuis plus de 5 ans, les modèles managériaux évoluent et tendent vers des pratiques plus agiles, collaboratives et décloisonnées. Avec la miniaturisation des outils et la démocratisation du télétravail, les bureaux se vident et les espaces de travail sont au cœur d’une réflexion globale sur le réaménagement des locaux.

Désormais, l’open-space des années 90 devient ringard et ouvre la voie à une nouvelle forme d’attribution des postes de travail, plus adaptée aux pratiques et besoins des équipes : le Flex-office.

 

Le flex office, qu’est-ce que c’est ?

Fini le bureau vitré imposant du patron et l’open-space où se croise call, échanges, pause-café et réunions. Dites bonjour au Flex office ! Un concept simple qui soutient le nomadisme des salariés modernes et consiste en l’absence de bureaux attitrés. Dit « bureau flexible » en français, ce format réinvente le lieu de travail et invite à une reconnexion entre les surfaces et les usages.

Face à la flambée des prix de l’immobilier et des salariés de moins en moins présents à leur poste (home office, rendez-vous extérieur …), les entreprises cherchent aujourd’hui à optimiser leur budget et redistribuer les espaces pour créer des lieux collaboratifs, dynamiques et adaptés aux nouveaux modes de travail.

Espace de réunion, zone de temps calmes, bureaux partagés, espaces de détente, phone room ou encore espaces dédiés à la concentration, les lieux sont réaménagés, non pas en termes de postes fixes, mais par tâches et ambiance recherchée pour les effectuer.

Un format qui s’adapte aux nouvelles mentalités et invite à plus d’interconnexion entre salariés.

En effet, l’idée est de venir au bureau pour être ensemble et non pas se mettre dans son coin.

Sans bureau fixe, les collaborateurs s’installent où ils veulent et intègrent une dynamique de mouvement en fonction des tâches de leur journée. Par une réorganisation en fonction des utilisations, les lieux sont pensés comme des unités indépendantes et offrent un souffle de liberté.

 

Le Flex-office, le modèle qui déménage !

Plus qu’une nouvelle organisation, le Flex office remet en cause les codes de l’aménagement traditionnel, change les états d’esprit et les rapports avec le bureau. Une nouvelle philosophie qui repense l’environnement de travail comme un système social où chaque mètre carré est dédié à un usage.

Contrairement à la vision du bureau tout en un, décoré des dernières photos de vacances, le Flex office tend vers une dépersonnalisation des espaces et prône non pas un, mais des espaces de travail organisés pour répondre aux exigences et besoins des collaborateurs. Les bureaux sont alors décentralisés et les salariés circulent dans des lieux éphémères adaptés à leurs activités et fonctions. Être « Flex », c’est alors travailler depuis l’espace le plus adapté à sa mission.

Des bureaux décloisonnés et collaboratifs, le flex office ouvre à plus d’autonomie, de responsabilité et de mobilité. Ce modèle contribue à humaniser les locaux, renforcer le bien-être au travail, pousser à la collaboration et améliorer les performances grâce à la création d’un environnement stimulant.

Remède contre la routine et la sédentarité, cet agencement fluidifie les échanges entre les équipes, conduit à plus de projets transversaux et cultive la créativité.

 

Activer le mode Flex office

Passer à un modèle Flex nécessite un remaniement profond des modèles de management, notamment une remise en question des notions de présentéisme et d’attributs par statut. En effet, le flex office s’adapte au nouveau rythme de travail, entre home-office et présentiel. Désormais, le temps passé au bureau n’est plus signe de performance et le bureau une marque de statut. Dans ce système, les managers se mêlent aux équipes. Une manière de créer des liens et déformaliser les rapports hiérarchiques.

Pour réussir la mise en place du Flex office et créer des conditions de travail agréables, il est fondamental de mener une réflexion en profondeur et d’analyser en amont les besoins de chaque collaborateur pour concevoir des espaces personnalisés et adaptés à leurs tâches quotidiennes. La transition repose sur l’agilité de chacun et la bonne adaptation de l’ensemble des collaborateurs. Il est donc essentiel de les rassurer, de les accompagner dans le changement et de prévoir un moment pour former à ce nouveau fonctionnement.

Pour passer en mode Flex office, on vous confie quelques tips pour guider votre réaménagement :

• Conserver une cohérence dans l’agencement des espaces en créant des unités spatiales de taille humaine, mouvantes de l’intérieur, perméables à l’extérieur et combinées intelligemment.
• Aménager chaque espace en prenant en compte les besoins collectifs.
• Proposer un casier ou espace personnel à chaque collaborateur pour qu’ils puissent ranger leurs effets personnels.
• Opter pour du matériel performant et fiable. Des défaillances de réseaux, un bureau bancal ou un espace sombre peuvent générer des inégalités de confort et entrainer une mauvaise adhésion au flex-office et des conflits en interne.
• Transmettre la culture du clean desk et du respect mutuel des lieux pour assurer une bonne cohésion d’ensemble.
• Encourager la personnalisation collective des différents espaces. Pour pallier à la dépersonnalisation des espaces, point noir de ce modèle, essayez de créer des souvenirs communs et des espaces d’échanges informels. La création de lien social fait partie des bases du flex-office et génère une meilleure ambiance de travail.